Gospodarka magazynowa i problematyka z nią związana - właśnie temu poświęcimy ten wpis. Postaramy się w nim odpowiedzieć na kilka nurtujących pytań związanych z gospodarką magazynową w gastronomii. Jak sprawnie i rzetelnie zarządzać gospodarką magazynową w lokalach gastronomicznych? Jakie narzędzia pomagają przy prowadzeniu magazynu? Jak i kiedy prowadzić inwentaryzację?
CZYM W OGÓLE JEST GOSPODARKA MAGAZYNOWA?
Zanim jednak przejdziemy do omówienia procesu zarządzania gospodarką magazynową w gastronomii, warto bliżej przytoczyć całą definicję “gospodarki magazynowej”. Gospodarka magazynowa jest pojęciem z zakresu logistyki i zarządzania. Z angielskiego warehouse management oznacza działanie przedsiębiorcy, którego celem jest odpowiednie zarządzanie dobrami materialnymi, które pozwalają zabezpieczyć i mają wpływ na funkcjonowanie przedsiębiorstwa, jego byt. Przy okazji warto przypomnieć sobie definicję samego magazynu. Najprościej rzecz ujmując magazyn jest miejscem przechowywania dóbr czasowo niewykorzystanych.
JAKIE ZADANIA STOJĄ PRZED GOSPODARKĄ MAGAZYNOWĄ W BRANŻY GASTRONOMICZNEJ?
Gospodarka magazynowa jak już wspomnieliśmy na wstępie jest procesem złożonym, w którym niezwykle ważne jest zarządzanie, ale także logistyka. Głównym zadaniem jakie stoi przed dobrym zarządcą magazynu jest przede wszystkim przygotowanie checklisty z towarami na bazie tego, co jest wykorzystywane w restauracji. Oczywiście, lista ta może się zmieniać w zależności od pory roku, kiedy to klientom podaje się nieco inne potrawy, o innym przeznaczeniu czy uaktualnienia w menu. Zatowarowanie nie jest jedynym składnikiem całego procesu. To dopiero początek, ponieważ towary trzeba dostarczyć do lokalu czy restauracji w odpowiednim miejscu, czasie i ilości. To wiąże się oczywiście z zaangażowaniem zasobów ludzkich, ale także finansowych.
[Czytaj też: Zalety programu lojalnościowego w restauracji]
JAK WDROŻYĆ RZETELNY SYSTEM GOSPODARKI MAGAZYNOWEJ W RESTAURACJI?
Nie ma cudownego rozwiązania, które pozwoli nam udzielić jasnej odpowiedzi na tak postawione pytanie. Gospodarka magazynowa to proces, którego uczymy się latami - co ważne na błędach. Dopiero modyfikacje i ulepszenia, poparte wcześniej określonymi wnioskami pozwalają optymalizować proces. Zanim wdrożymy jakikolwiek system gospodarki magazynowej warto poznać i przeanalizować błędy w zarządzaniu magazynem w restauracji. W tym celu restauratorzy zlecają najczęściej niezależną kontrolę gospodarki magazynowej, zwaną także niekiedy audytem magazynu. Ta usługa pozwala nam sprawdzić czy nasz magazyn działa w sposób płynny i prawidłowy i co ważne - tworzy analizę GAP (analizę luk). Audyt porusza kwestie związane z zarządzaniem zapasami, sprawdza łańcuch logistyczny, diagnozuje pracę technologii i narzędzi wykorzystywanych w gospodarce magazynowej, a także wskazuje nam w jakich sektorach możemy zredukować koszty i jak to zrobić.
[Czytaj też: Rotacja pracowników w gastronomii. Jak stworzyć trwały zespół?]
OPROGRAMOWANIE IT DO ZARZĄDZANIA GOSPODARKĄ MAGAZYNOWĄ - DLACZEGO JEST TAK WAŻNE?
Nie ulega wątpliwości, że dla sprawnego funkcjonowania magazynu niezbędne jest odpowiednie narzędzie z branży IT. Mowa tutaj o systemie, który zarządza gospodarką magazynową. Wybór narzędzi podyktowany powinien być możliwościami finansowymi i realnymi potrzebami. Najważniejsze funkcje jakie powinien posiadać ów system, aby mógł być w pełni wykorzystany w restauracji to:
- kontrola zużycia surowców;
- obliczanie marżowości i rentowności;
- wyliczanie zapotrzebowania na zakup surowców;
- możliwość eksportu do systemu księgowego;
- system raportów i powiadomień, przesunięć magazynowych;
CO JESZCZE WPŁYWA NA LEPSZE ZARZĄDZANIE MAGAZYNEM?
Oprócz programu do zarządzania gospodarką magazynową istnieją co najmniej dwa inne czynniki, które mają wpływ na cały proces. Pierwszy z nich to organizacja całego obiektu, odpowiednie wyposażenie magazynu, dróg dojścia etc. Pod pojęciem organizacji obiektu możemy rozumieć również wydzielenie określonych stref w magazynie. Drugim niezwykle ważnym aspektem jest organizacja pracy personelu i tutaj już znaczenie decydujące ma charakter właściciela lub doświadczenie managera restauracji.
