Optymalizacja to słowo bardzo pożądane w zakresie prowadzenia działalności gospodarczej, które zazwyczaj ma pozytywny wydźwięk. W branży gastronomicznej, zwłaszcza w dobie COVID-19 nabiera szczególnego znaczenia. Z myślą o restauratorach jak i właścicielach innych lokali gastronomicznych przygotowaliśmy pewne sugestie dotyczące tego jak optymalizować koszty prowadzenia biznesu.
STRUKTURA KOSZTÓW W PROWADZENIU PUNKTU GASTRONOMICZNEGO
Otwarcie restauracji jest sporym kosztem, a raczej inwestycją zarówno finansową jak i personalną. Nie możemy również zapominać o cyklicznych kosztach prowadzenia tego typu biznesu, które nieraz przekraczają nasze wyobrażenia. Dobra organizacja pracy i przemyślane wydatkowanie to dwa najważniejsze czynniki, które składają się na optymalizację kosztów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej w tym zakresie. Zanim jednak omówimy potencjalne działania, które można podjąć warto przeanalizować sobie strukturę kosztów.
[Czytaj też: Zużycie wody w gastronomii]
AUDYT I WERYFIKACJA OBECNYCH KOSZTÓW PROWADZENIA RESTAURACJI
Jeśli chcemy coś zmienić, najpierw powinniśmy dokładnie przygotować tzw. analizę luk. Są firmy, które specjalizują się w audytowaniu pracy innych podmiotów, analizie ich przychodów i wydatków. Taką analizę można jednak wykonać samemu, przynajmniej w zakresie wydatków, które możemy podzielić na kilka obszarów. Mogą być one związane z prowadzeniem lokalu, personelem czy zakupem produktów.
JAK OPTYMALIZOWAĆ KOSZTY LOKALU GASTRONOMICZNEGO?
Pierwszym podstawowym kosztem jest ten związany z lokalem gastronomicznym. Wynajem czy zakup to spory wydatek. Im lepsza lokalizacja, tym większy wydatek. Zasady rynku nieruchomości są tutaj bezwzględne. Nie mniej jednak pamiętajmy, że wszelkie prace remontowe, czy też związane z dostosowaniem lokalu do usługi będą zaliczane jako koszt. Coraz więcej restauratorów decydowało się również na zakup lokalu, a nie jego wynajem. W ten sposób rata odsetkowa kredytu była ich kosztem i obniżała podstawę opodatkowania PIT. Na taki komfort mogą sobie jednak pozwolić nieliczni.
KOSZTY ZWIĄZANE Z UTRZYMANIEM PERSONELU
Inwestycja w ludzi zawsze powinna być przemyślana i zrównoważona. Zatrudnienie pracownika to duża odpowiedzialność, także finansowa, która nie powinna mieć wpływu na płynność finansową firmy. Wszystkie koszty związane z pensjami kucharzy, kelnerów, managera, a także różnego typu dodatki nie powinny stanowić więcej niż 30% obrotów całej firmy. Pamiętajmy przy tym, że słowo “koszty” oznacza w tym przypadku nie tylko pensję, premie, ale też wydatki związane ze szkoleniami, badaniami, posiłkami czy obsługą agencji HR w procesie rekrutacji.
[Czytaj też: Jak zapobiegać tłuczeniu szkła w restauracji?]
KOSZTY ZWIĄZANE Z ZAKUPEM SUROWCÓW
Jedna z najważniejszych składowych procesu optymalizacji to zarządzanie polityką surowców. Warto zainteresować się tutaj w szczególności łańcuchem dostaw. Zweryfikujmy naszego dostawcę czy oferuję faktycznie konkurencyjne ceny. Często popełnianym błędem jest także zakup produktów na magazyn, w tzw. “zapasie”. W ten sposób tracą one swoje właściwości, a część z nich ulega degradacji. Oszczędności w tym segmencie można szukać również w tzw. food cost - zagadnienia, które odpowiada nam na pytanie ile należy zakupić surowców, aby wyprodukować określoną ilość jedzenia.
Pozostałe koszty, które można optymalizować w restauracji
Trzy pierwsze filary wymienione wyżej, a związane z lokalem, ludźmi i surowcami to absolutnie priorytety od których należy rozpocząć każdy rzetelny audyt. Są jednak i inne wydatki, które można zoptymalizować w dość łatwy sposób. Wymaga to jedynie konsekwencji w działaniu. Możemy zaliczyć do nich wydatki na media, usługi zewnętrzne, wyposażenie czy koszty związane z prowadzeniem finansów (obsługa banku, księgowości).
